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COV Escalade

Confidentialité

L’association COV Escalade est responsable des traitements liés à ses activités. Mon 3w traite les données pour son compte afin de fournir la plateforme.

Au sens du RGPD, l’association COV Escalade est donc responsable de traitement, et Mon 3w, plateforme éditée par FRN Tech, est son sous-traitant (article 28 du RGPD).

Lorsque votre accord vous est demandé, le traitement repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment : être recontacté par le formulaire Rester informé, diffusion de votre image dans les albums publics et sur les réseaux sociaux de l’association, présence sur la page publique de la troupe.

La mesure d’audience de ce site et la sécurité de ses formulaires publics reposent sur l’intérêt légitime de l’association : connaître la fréquentation de son site et le protéger des envois abusifs.

Les autres traitements décrits ci-dessous servent à la gestion de la relation entre l’association et les personnes concernées et à l’organisation de ses activités ; l’association peut vous préciser sur demande la base légale de chacun.

  • Rester informé : votre nom, votre email et ce qui vous intéresse permettent au bureau de vous recontacter. Votre accord est demandé avant l’envoi du formulaire. Un email part ensuite à l’adresse saisie : votre adresse n’est enregistrée comme contact qu’après l’ouverture de son lien et votre confirmation ; sans confirmation, la demande est supprimée au bout de 7 jours. Si vous avez accepté les messages groupés, le bureau peut aussi vous écrire par email ; chaque email contient un lien de désinscription, sans connexion. Si vous écrivez un message dans ce formulaire, il est envoyé par email aux membres du bureau, qui peuvent vous répondre à l’adresse saisie ; il n’est pas conservé sur ce site, et aucun accusé de réception ne vous est envoyé automatiquement.
  • Pied de page du site : l’association peut y publier une adresse email et des liens vers ses comptes de réseaux sociaux (Facebook, Instagram, YouTube, X, TikTok). Les icônes sont servies par ce site, aucun script de ces réseaux n’est chargé ; en suivant un lien, vous quittez ce site et le réseau concerné applique ses propres règles. Aucun numéro de téléphone n’est publié par ce site.
  • Adhésion : le formulaire, lorsqu’il est ouvert, recueille le prénom, le nom, l’année de naissance, les coordonnées de la personne majeure ou de ses représentants légaux et la catégorie choisie. Le bureau examine la demande avant de créer la fiche et l’inscription à une saison.
  • Espace membres : les fiches, catégories, représentants légaux, inscriptions, cotisations et justificatifs de paiement permettent de gérer la vie de l’association. Les mots de passe et sessions servent à vous authentifier.
  • Pièces d’adhésion : les documents demandés par le bureau et leurs dates servent au suivi du dossier. Ils sont stockés dans un espace privé et accessibles aux personnes autorisées.
  • Photos de profil : vous pouvez publier votre photo depuis votre espace personnel. Une photo proposée par le bureau attend votre validation. Pour un mineur, ces choix reviennent à un parent ou tuteur légal.
  • Encadrement des séances : l’identité, l’email et les catégories confiées aux encadrants servent à organiser les groupes et leurs accès.
  • Paiement des cotisations en ligne : lorsque le bureau a relié le compte HelloAsso de l’association, le paiement se fait sur HelloAsso, qui reçoit les données saisies par le payeur (identité, email, moyen de paiement) pour encaisser la cotisation ; l’argent va sur le compte HelloAsso de l’association. Mon 3w ne reçoit aucune donnée de carte bancaire et garde seulement la référence du paiement, son montant, le compte qui l’a lancé, le numéro et la date de la commande HelloAsso. L’adresse de notification que le bureau déclare chez HelloAsso reçoit les commandes HelloAsso de l’association (cotisations, et aussi billetterie ou dons faits sur HelloAsso) : Mon 3w n’en conserve rien en dehors des paiements de cotisation lancés depuis ce site.
  • Troupe du site public : le bureau peut choisir des adultes de l’association pour la page publique de la troupe, avec un rôle court qu’il choisit. Une personne n’y apparaît qu’après avoir donné elle-même son accord, depuis son propre compte, dans l’espace membres (Espace perso, Mes accords) : sans réponse, c’est un refus ; un mineur n’y apparaît jamais. Sont alors visibles de tous sur ce site, sans connexion : son nom complet ou son prénom seul, selon son choix, ce rôle, et sa photo de profil ou son avatar seulement si elle les a choisis elle-même. Avec le même accord, le bureau peut l’inscrire dans la distribution d’un spectacle : son nom, tel qu’elle l’a choisi, et un rôle court choisi par le bureau apparaissent sur la page du spectacle, sans photo. Le bureau peut modifier le rôle sans redemander l’accord ; la personne voit le rôle actuel dans Mes accords. Elle peut retirer son accord à tout moment : elle quitte aussitôt le site, photo comprise. Les photos de la troupe ne sont pas proposées à l’indexation des moteurs de recherche ; un moteur de recherche peut garder le nom quelque temps dans ses résultats après un retrait. Base légale de cette diffusion : le consentement de la personne, qu’elle peut retirer à tout moment.
  • Sécurité des formulaires : pour limiter les envois abusifs, les formulaires publics (Rester informé et message au bureau, adhésion, réservation, coup de main) gardent une empreinte chiffrée de votre connexion internet, jamais l’adresse IP elle-même, et, pour le message au bureau, de l’email saisi. Mon 3w compte aussi les emails de confirmation envoyés à une même adresse depuis toutes les associations de la plateforme, 10 au plus en 24 heures, pour qu’une adresse ne reçoive pas une série d’emails envoyés en son nom.
  • Missions confiées : le bureau peut confier une mission à un adhérent adulte qui a un compte, par exemple la rédaction des actualités. Dans les modules ouverts à une mission, chaque action (ajout, modification, publication, mise à la corbeille) est notée sans son contenu : son auteur, l’action et la date. Le bureau de l’association consulte ce journal. Une actualité avec photo écrite par une mission attend la confirmation du bureau avant sa publication. La personne peut arrêter sa mission à tout moment depuis son espace personnel.
  • Convocations : vos réponses de présence et les destinataires servent à préparer les événements. Les inscriptions aux coups de main servent à répartir les tâches.
  • Réservations : lorsque le bureau ouvre la réservation gratuite d’un événement, votre nom, votre email et le nombre de places servent à la liste d’entrée, accessible au bureau, et à vous envoyer un email de confirmation avec un lien pour annuler. Lorsque le bureau propose d’abord les places aux familles des adhérents, une réservation faite depuis l’espace membres est rattachée à la fiche de l’adhérent pour lequel elle est faite, avec le nom de cette fiche et l’email du compte qui réserve, afin d’appliquer le nombre de places permis par adhérent ; elle ne donne lieu à aucun email. Pour un événement payant, la billetterie est gérée par HelloAsso, qui reçoit les données saisies par l’acheteur ; Mon 3w n’en conserve aucune.
  • Coups de main ouverts au public : lorsque le bureau ouvre un créneau à des bénévoles ponctuels de 18 ans ou plus, votre nom et votre email servent au bureau à organiser ce créneau, à vous envoyer un email de confirmation avec un lien pour vous désister, et à vous prévenir si le créneau change ou est annulé. Vous ne rejoignez les contacts « Rester informé » que si vous cochez la case prévue, séparée de l’accord, puis le confirmez sur la page du lien reçu par email.
  • Covoiturage : dans l’espace membres, un membre peut proposer un trajet vers un événement de l’association (lieu et heure de départ, nombre de places), réserver une place pour lui ou pour un enfant dont il est le parent ou tuteur légal, ou signaler qu’il cherche une place. Le numéro de téléphone saisi pour ce trajet n’est montré qu’entre le conducteur et les personnes qui ont réservé dans son trajet ; pour un enfant, c’est celui du parent ou tuteur légal qui a réservé, jamais celui de l’enfant. Il n’apparaît dans aucun email, aucune notification ni aucun journal ; les notifications du covoiturage nomment seulement l’association et l’événement.
  • Téléphone en cas d’urgence : facultatif, saisi dans l’espace membres par l’adulte pour sa fiche ou par chaque parent ou tuteur légal pour celle de son enfant, pour être joint en cas d’urgence pendant un événement ou un déplacement. Seuls les encadrants des catégories de la fiche, intervenants extérieurs compris, et le bureau le voient, sur la feuille de présence, de 2 heures avant le début de l’événement jusqu’à sa fin. Il n’est jamais publié sur le site, envoyé par email ni inclus dans les exports du bureau.
  • Albums photo : les photos, leurs légendes et les autorisations d’image servent au partage dans l’espace membres. Ces albums sont réservés aux membres connectés de l’association. Un membre connecté peut aimer une photo : seul leur nombre est affiché, jamais qui ; un j’aime se retire à tout moment et disparaît avec la photo, l’album ou le compte.
  • Albums publics : le bureau peut rendre un album visible de tous sur ce site, sans connexion, sans légende. Il le fait seulement après avoir vérifié qu’aucun membre sans accord pour le site public n’est reconnaissable sur les photos. Cet accord est demandé à part, dans l’espace membres (Espace perso, Mes accords) : l’accord pour l’espace membres ne vaut pas accord pour le site public ; sans réponse, c’est un refus ; pour un mineur, chaque parent ou tuteur légal répond, et le refus de l’un l’emporte ; le refus d’un parent ou tuteur légal pour l’espace membres vaut aussi refus pour le site public. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment : les albums publics concernés quittent aussitôt le site (les fichiers des photos déjà affichés cessent d’être servis au plus tard 30 secondes après), jusqu’à une nouvelle vérification du bureau. Un membre qui apparaît sur une photo, ou dont l’enfant apparaît, peut aussi en demander le retrait depuis l’espace membres : l’album quitte le site public et n’y revient qu’après une nouvelle vérification du bureau, même si la photo est rétablie. Les photos des albums publics ne sont pas proposées à l’indexation des moteurs de recherche. Le lien de partage d’une photo ne montre aucune image d’aperçu sur les réseaux sociaux : seulement le nom de l’album et de l’association. Base légale de cette diffusion : le consentement de la personne ou de ses représentants légaux, qui peut être retiré à tout moment.
  • Réseaux sociaux de l’association : le même accord couvre aussi les images et les vidéos que l’association prépare dans Mon 3w pour ses réseaux sociaux à partir des photos de ses albums publics ; c’est le bureau qui les télécharge et les publie lui-même. Un accord donné avant que cette question cite les réseaux sociaux vaut pour le site seulement tant qu’il n’a pas été confirmé de nouveau dans Mes accords. Après un retrait d’accord, les images et vidéos concernées sont bloquées : le bureau ne peut plus les télécharger, et elles sont supprimées si elles restent bloquées un an. Une image déjà publiée sur un réseau ne peut pas être retirée par Mon 3w. Base légale de cette diffusion : le consentement de la personne ou de ses représentants légaux, qui peut être retiré à tout moment.

Le bureau accède aux données nécessaires à la gestion de l’association. Les membres et leurs représentants légaux accèdent à leur espace personnel et aux contenus partagés de l’association. Les encadrants accèdent aux groupes qui leur sont confiés. Le trombinoscope affiche les noms aux membres connectés ; la visibilité des photos dépend des catégories et des validations. Le bureau peut apparaître sur le site public avec ses noms, fonctions et images autorisées ; les personnes de la troupe qui l’ont accepté y apparaissent avec le nom qu’elles ont choisi, leur rôle et les images qu’elles ont choisies. Les coordonnées des membres et leurs pièces d’adhésion ne sont pas publiées sur les pages ouvertes à tous.

Infomaniak héberge l’application en Suisse et Supabase fournit la base de données, l’authentification et le stockage. Les emails sont transmis par un prestataire d’envoi d’emails (SMTP). Stripe traite le paiement de l’abonnement Mon 3w par le bureau ; le formulaire d’adhésion ne demande pas de numéro de carte bancaire. Lorsque le bureau a relié le compte HelloAsso de l’association, HelloAsso reçoit les données que le payeur saisit pour payer une cotisation en ligne.

Région d’hébergement de la base de données et de l’application : base de données : Union européenne (Irlande) ; application : Suisse. Prestataire d’envoi d’emails (SMTP) : ZeptoMail (Zoho Corporation B.V.), Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Pays-Bas.

La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne, en Irlande. L’application est hébergée en Suisse, pays que la Commission européenne reconnaît comme assurant un niveau de protection adéquat. Les emails partent d’un centre de données de l’Union européenne. Supabase Pte. Ltd. (Singapour), qui fournit la base de données, est établie hors de l’Union européenne : son accord de traitement des données intègre les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les données qui lui sont confiées.

Les tâches de conservation suppriment les données arrivées à échéance. Certaines données peuvent être retirées plus tôt depuis les fonctions de l’association.

  • Contacts Rester informé : supprimés par la tâche de conservation un an après l’envoi, ou plus tôt si le bureau les retire. L’historique des emails envoyés à ces contacts (date, objet, nombre de personnes) est supprimé dans le même délai.
  • Empreintes des formulaires publics : supprimées 48 heures au plus après l’envoi.
  • Demandes Rester informé non confirmées : supprimées 7 jours après l’envoi du formulaire, ou dès la confirmation.
  • Demandes d’adhésion sans réponse : supprimées 90 jours après leur envoi et, au plus tard, le lendemain de la fin de leur saison. Les demandes acceptées ou refusées sont supprimées immédiatement ; en cas d’acceptation, la fiche et l’inscription créées sont conservées.
  • Suivi des notifications par email : les envois terminés sont supprimés après 90 jours à compter de l’envoi ou de la dernière prise en charge pour les tentatives abandonnées.
  • Pièces d’adhésion : fichiers et informations supprimés 30 jours après leur expiration ou le constat qu’elles ne concernent plus le membre. En cas de refus ou de retrait, le fichier est supprimé dès la décision ; les informations restantes sont supprimées 30 jours après cette décision. Les pièces d’une fiche retirée sont supprimées sans attendre ce délai.
  • Photos de profil proposées par le bureau sans réponse : supprimées après 30 jours. Une photo validée reste jusqu’à son retrait ou à la suppression des données concernées.
  • Encadrement : les affectations terminées sont supprimées 365 jours après la fin de l’affectation. Les encadrants sans affectation restante sont ensuite supprimés selon cette tâche de conservation.
  • Statistiques de visite : totaux par jour (pages vues, sites de provenance, nombre de visiteurs) supprimés 13 mois après le jour concerné ; l’empreinte qui sert à compter les visiteurs est supprimée chaque jour.
  • Statistiques détaillées (Umami) : pages vues et visites supprimées 13 mois après la visite, et toutes celles du site au plus tard le lendemain de la suppression des données de l’association.
  • Données de l’association : la suppression globale peut intervenir à partir de 12 mois après la fin de l’abonnement, après avis au bureau et si aucun abonnement ne les maintient actives.
  • Les autres données de gestion, dont les fiches des membres et l’historique des mandats, restent dans les données de l’association. Le seul départ d’un membre ne déclenche pas leur effacement automatique.
  • Compte supprimé à votre demande : l’adresse, le mot de passe, les sessions et le journal de connexion du compte sont effacés immédiatement, les invitations encore ouvertes à cette adresse sont annulées, et le compte supprimé ne permet plus jamais de se connecter. Les fiches restent dans les données de l’association, avec l’adresse que le bureau y a notée, sans lien avec le compte ; un nouveau compte ne s’y rattache que par une nouvelle invitation du bureau.
  • Troupe du site public : le rôle est supprimé dès que le bureau retire la personne de la troupe ; sa réponse (accord ou refus, choix du nom, date) reste avec sa fiche et compte de nouveau si le bureau la remet dans la troupe, tant qu’elle ne l’a pas retirée. Elle est effacée quand la fiche est retirée de l’association, quand le compte est détaché de la fiche ou supprimé. La distribution d’un spectacle est supprimée quand la personne quitte la troupe ou quand le spectacle est supprimé définitivement.
  • Missions confiées : le journal des actions est supprimé 365 jours (12 mois) après chaque action, une mission terminée 365 jours après sa fin, une demande de publication 90 jours après sa clôture. Si le compte de l’auteur est supprimé, la ligne du journal garde seulement sa fiche dans l’association.
  • Paiements de cotisation en ligne : la référence du paiement, son montant, le numéro et la date de la commande HelloAsso restent dans les données de l’association, même si la cotisation est retirée.
  • Réponses aux convocations et inscriptions aux coups de main : supprimées avec l’événement auquel elles sont rattachées.
  • Covoiturage : trajets, réservations et numéros de téléphone plus affichés après l’événement ou dès son annulation, supprimés au plus tard le lendemain de sa fin, de son annulation ou de sa mise à la corbeille (tâche quotidienne), et tout de suite à l’annulation du trajet ou de la réservation, ou quand le compte ne s’occupe plus de la fiche (fiche retirée ou bloquée, représentant détaché).
  • Téléphone en cas d’urgence : effacé dès que la personne le retire, ne gère plus la fiche (fiche retirée ou bloquée, représentant détaché) ou supprime son compte, et à la fin de la saison au cours de laquelle il a été saisi (sans saison, 12 mois après la saisie) ; la famille le saisit de nouveau à la rentrée.
  • Réservations : supprimées 30 jours après la fin de l’événement, dès leur annulation, ou avec l’événement.
  • Inscriptions de non-adhérents à un coup de main : supprimées 30 jours après la fin de l’événement, dès leur désistement, ou avec l’événement.

Les pages publiques n’utilisent aucun cookie, aucun traceur publicitaire ni aucun service de mesure d’audience tiers. La connexion utilise un cookie de session nécessaire à l’accès à votre espace membres, limité au site de cette association.

Mesure d’audience : à chaque page publique affichée, le site compte une page vue pour le bureau de l’association, sans cookie ni stockage dans votre navigateur. Seuls des totaux par jour sont gardés : pages vues par page, site de provenance (son nom de domaine seulement) et nombre de visiteurs. Ce nombre est estimé par une empreinte calculée à partir de votre adresse IP et de votre navigateur, rendue illisible par une clé tirée au hasard chaque jour, puis supprimée avec cette clé le lendemain ; votre adresse IP n’est jamais enregistrée. Pour écarter les faux visiteurs, le site compte aussi, pour la journée et sous la même clé, les pages vues et les nouveaux visiteurs venus d’un même réseau. L’espace membres et les pages de connexion ne sont pas comptés. Si votre navigateur envoie le signal Global Privacy Control ou « Ne pas suivre », aucune page vue n’est comptée ; sans JavaScript non plus.

Statistiques détaillées : sur les mêmes pages et aux mêmes conditions, le site transmet aussi chaque page vue à Umami, l’outil de mesure qu’installe Mon 3w sur ses propres serveurs en Suisse (aucun service tiers). Sont envoyés : l’adresse de la page sans ses paramètres, le nom de domaine du site de provenance, la langue, la taille d’écran, le navigateur, le système et le type d’appareil, et le pays déduit de votre adresse IP, raccourcie par le site avant tout envoi (l’adresse exacte ne quitte jamais le site). Umami regroupe les pages d’une même visite par une empreinte calculée sans cookie ni stockage dans votre navigateur, sous une clé qui change régulièrement. Le bureau de l’association n’en voit que des totaux : visiteurs, pages vues, pages les plus vues, sites de provenance et type d’appareil. Ces données sont supprimées 13 mois après la visite.

Ces mesures sont conçues pour respecter les conditions que la CNIL fixe à la mesure d’audience dispensée de consentement : elles servent uniquement au bureau de l’association, ne comptent que les pages de ce site, ne sont ni recoupées avec d’autres données ni transmises à un tiers, et sont conservées 13 mois au plus. Vous pouvez vous y opposer à tout moment par le signal Global Privacy Control ou « Ne pas suivre » de votre navigateur.

Vous pouvez demander à l’association l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement et, selon votre situation, la limitation du traitement, l’opposition ou la portabilité. Vous pouvez retirer l’accord donné pour être recontacté.

Avec un compte, depuis l’espace membres (Mon compte, Sécurité et données) : « Télécharger mes données » donne un fichier ZIP de votre compte et des fiches que vous gérez dans cette association (accès et portabilité) ; « Supprimer mon compte » efface définitivement votre compte, après la saisie de votre mot de passe. Un président fait d’abord la passation du bureau. Pour effacer une fiche elle-même, adressez-vous au bureau.

Le formulaire Rester informé de ce site est le moyen de contact prévu : laissez-y vos coordonnées et votre demande, le bureau peut vous recontacter ; l’association peut aussi publier une adresse email dans le pied de page. Si l’abonnement bloque les modifications du bureau, l’équipe Mon 3w doit intervenir pour l’aider à traiter une demande d’effacement.

Pour exercer ces droits, adressez-vous d’abord à l’association, par les moyens de contact de ce site ; Mon 3w, son sous-traitant, l’aide à répondre. Une réponse vous est donnée dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si les demandes sont nombreuses ; vous en êtes alors informé dans le premier mois (article 12 du RGPD).

Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), en ligne sur www.cnil.fr ou par courrier : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

Pour contacter le bureau, utilisez le formulaire Rester informé.